Het e-Depot Overijssel

Digitale informatie is vluchtig. En toch zijn overheden verplicht een groot deel van deze informatie over vele tientallen jaren toegankelijk en leesbaar te houden voor zijn burgers.
 

In 2014 en een deel van 2015 heeft het HCO gewerkt aan de inrichting van een e-Depot, een voorziening die digitale informatie langdurig vindbaar en leesbaar kan houden.

De officiele definitie van een e-depot luidt:
Een e-depot is het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt.

Overheden aan zet

Een e-Depot is meer dan alleen een grote server. Er zijn goede afspraken nodig over de manier waarop dossiers en databases worden klaargemaakt voor invoering in een e-Depot. Uit onderzoek blijkt dat vrijwel alle overheden in Nederland hun informatiehuishouding niet voldoende op orde hebben om succesvol dossiers in een e-Depot onder te brengen. Zij zullen dus eerst zelf een traject moeten doorlopen om a. te weten hoeveel te bewaren digitale informatie men heeft, b. waar die staat (sommige gemeenten hebben 300 verschillende systemen en applicaties, en vaak staat er ook veel informatie op persoonlijke schijven van medewerkers) c. te bepalen wat men in een e-Depot onder wil brengen (alleen te bewaren materiaal of al veel eerder de afgesloten dossiers) en d. te bepalen welke unieke kenmerken (metadata) men gaat meegeven om de informatieobjecten vindbaar te houden in een e-Depot. 

Succesvol digitaal archiveren betekent dat de informatiehuishouding moet worden doorgelicht en waar nodig aangepast. Het vraagt om de inzet en discipline van iedereen en moet dus gedragen worden door  het bestuur en de portefeuillehouder. 

Het advies is om in een vroeg stadium contact op te nemen met de archivaris of archiefinstelling zodat tijdig afspraken kunnen worden gemaakt over het traject dat gelopen moet worden. De archiefinstelling, zoals het HCO, helpt u graag op weg! 
We kunnen ons geen digitale dementie veroorloven!
 

Meer weten over het e-Depot?