Zichtbaar, bruikbaar en houdbaar

Er zijn heel veel verschillende formaten van digitale informatie: papieren documenten die gescand zijn, tekstbestanden, websites, filmpjes en nog vele andere. Al deze informatie zal geordend en opgeslagen moeten worden zodat het gegarandeerd houdbaar is voor de lange termijn. Dit gebeurt met het opslaan in het digitaal depot, het e-Depot.

Overheden werken voor het overgrote deel digitaal. Hoe zorg je ervoor dat de database met bouwvergunningen bruikbaar blijft, of dat belangrijke mailwisselingen bewaard worden? Als er niets gebeurt zal deze informatie onleesbaar worden bijvoorbeeld zodra de gemeente overgaat op een nieuw computersysteem. Het e-Depot van het Historisch Centrum Overijssel is beschikbaar voor alle overheidsinstanties in de provincie Overijssel. Door samen te werken, zorgen wij ervoor dat alle digitale informatie in het depot terechtkomt, zodat het zichtbaar, bruikbaar en houdbaar is voor de lange termijn.

Aansluiten op het e-Depot

Een e-Depot is meer dan alleen een grote server. Er zijn goede afspraken nodig over de manier waarop dossiers en databases worden klaargemaakt voor invoering in een e-Depot. Uit onderzoek blijkt dat vrijwel alle overheden in Nederland hun informatiehuishouding nog niet voldoende op orde hebben om succesvol dossiers in een digitale bewaarplaats onder te brengen. Eerst starten we een traject om er achter te komen hoeveel te bewaren digitale informatie het betreft en waar het staat. Sommige Gemeenten hebben verschillende systemen en applicaties en vaak staat er ook veel informatie op persoonlijke schijven van medewerkers. Er zal ook bepaald moeten worden welke informatie ondergebracht moet worden, is het alleen te bewaren materiaal of al veel eerder de afgesloten dossiers. Ook belangrijk zijn de te bepalen unieke kenmerken (metadata) die meegegeven moeten worden, zodat de informatieobjecten vindbaar zijn in een e-Depot.

Wij adviseren om in een vroeg stadium contact op te nemen met de adviseur digitale informatie, zodat tijdig afspraken kunnen worden gemaakt over het te doorlopen traject.

Projecten e-Depot

Logo gemeente Zwolle

Bouwvergunningen gemeente Zwolle

Vanaf 2018 worden de bouwvergunningen van de gemeente Zwolle gescand en geplaatst in het e-Depot. Er vindt een analyse plaats naar de mogelijkheden om de bouwvergunningen toegankelijk te maken voor ambtenaren van de gemeente Zwolle als ook voor het publiek. 

Logo gemeente Deventer

Mylex overheid & e-Depot

In samenwerking met de gemeente Deventer, leverancier C-Content en HCO loopt er een pilot om het e-Depot als bron te koppelen aan de zoekmachine van C-Content voor uitgeplaatst archief. De gemeente Deventer zoekt intern in een aantal bronnen, zoals DMS, SharePoint, het intranet en in het HCO e-Depot.

Logo Provincie Overijssel

Provinciale dossiers provincie Overijssel

De provincie Overijssel heeft in 2016 de pilot ‘overbrenging e-Depot’ voor provinciale dossiers uitgevoerd. Er zijn diverse digitale dossiers overgebracht naar het e-Depot. Tijdens de pilot is kennis en ervaring opgedaan die herbruikbaar is. Er is een proces doorlopen dat herhaalbaar is voor grotere hoeveelheden dossiers.

Logo gemeente Deventer

Document Management systeem Corsa & e-Depot

Samen met de leverancier van het document management systeem Corsa, wordt er gekeken naar de mogelijkheden voor het zoeken en raadplegen via Corsa in het e-Depot. Op die manier krijgen de ambtenaren toegang op de opgeslagen dossiers. Dit project is in samenwerking met Leverancier BCT, Zeeuws Archief, Brabants Historisch Centrum, gemeente uit Zeeland, gemeente Zwolle en het Historisch Centrum Overijssel.

Logo gemeente Enschede

Bodemdossiers gemeente Enschede

De gemeente Enschede is eind 2017 gestart met een proefaansluiting. De gemeente wil enkele bodemdossiers in het e-Depot plaatsen, om te kijken waar in het proces van de gemeente Enschede verbeteringen aangebracht moeten worden voor het (digitaal) archiveren van bodemdossiers.

Contact

Vragen over het e-Depot?

Neem dan contact op per e-mail of via 085 - 488 50 00.