Verpakkingsinstructie archiefmateriaal

Heb je iets te verpakken? Bestel bij ons verpakkingsmaterialen om jouw archiefstukken veilig te bewaren.


Verpakkingsmateriaal

Materialen en verkoopprijs (incl BTW)

  • Amsterdamse doos 169: € 2,- per stuk
  • Keeperband: € 0,60 per meter
  • Omslagen: € 0,55 per stuk
  • Etiketten (9 stickers per A4-vel): € 1,25 per vel

Bestellen
Geef via contacthco@historischcentrumoverijsssel.nl de gewenste artikelen door. In overleg worden afspraken gemaakt voor afhalen en betaling.

Archiefmateriaal verpakken
Wij ontlenen de normen voor het bewaren van archiefstukken uit het rapport 'Normering Materiële Toestand Archieven'. Dat is in 1991 door de Rijksarchiefdienst (RAD) uitgebracht. Een goede verpakking van archiefstukken betekent:

  • alle stukken, dus losse stukken en banden, zijn verpakt in dozen van zuurvrij karton waarin geen metalen nietjes of klemmetjes zijn verwerkt;
  • de dozen zijn op maat van de archiefstukken. De verpakkingseenheden zijn in de juiste kasten geborgen;
  • tussen de zijwand van de dozen en de zich daarin bevindende stukken, zit niet meer en niet minder dan een handdikte ruimte;
  • in de dozen zijn de archivalia gewikkeld in zuurvrije omslagen;
  • de verpakkingseenheden zijn vrij van vuil en stof;
  • de archivalia zijn ontdaan van metalen voorwerpen (nietjes, spelden, hechtmechanieken, dossiers waarin metalen zijn verwerkt, ordners), kunststoffen (elastiekjes, plastic omslagen en bindmaterialen) en niet-archiefbescheiden;
  • chemisch actieve bestanddelen met archivistische waarde, bijvoorbeeld foto's en glasnegatieven, zijn apart geborgen of tenminste voorzien van een afzonderlijke zuurvrije omslag of envelop; N.B. Tot de 'chemisch actieve bestanddelen' kan men ook geluidscassettes, floppydisks, videobanden, Cd-roms, Dvd’s en diskettes rekenen.
  • opgevouwen charters, kaarten, affiches, prenten etc. zijn bij voorkeur gevlakt en afzonderlijk geborgen;
  • bij signalering van schimmel, ongedierte en/of insecten zijn ontsmettingsmaatregelen genomen; N.B. Inlichtingen over ontsmettingsmethoden zijn bij ons verkrijgbaar.
  • De verpakkingseenheden zijn voorzien van etiketten. Deze vermelden de naam van het archief en de volgnummers van de bestanddelen, conform de bij het archief behorende toegang.

Omslagen

  • Er mogen alleen 'blauwe' omslagen gebruikt worden. Deze zijn gemaakt van zuurvrije bestanddelen en gebufferd met calciumcarbonaat, waardoor de omslagen een zeer langdurige bescherming bieden tegen de verzuring waaraan de archieven blootstaan.
  • De omslagen moeten voldoende lengte hebben, zodat er aan de voorkant een dubbele overslag ontstaat, een zogenaamde drieslag.
  • Alle omslagen dikker dan vijf centimeter, moeten dichtgebonden worden met een portefeuille-lint, breedte 15 tot 20 mm., standaardlengte van ca. één meter (de “keeperband”).

Dozen

  • Het archief wordt verpakt in de zgn. Amsterdamse dozen. Deze zijn gevouwen volgens het vouwschema dat door de leverancier bij de dozen geleverd wordt (zie ook onze instructiefilm)
  • De dozen mogen zover gevuld worden, zodat er nog een handdikte ruimte overblijft tussen de dooswand en het pak archief om de stukken goed in de doos te kunnen stoppen en ze er weer uit te kunnen halen. Praktisch gezien zullen de pakken niet dikker mogen worden dan maximaal 5 centimeter (2 pakken in een doos) tot maximaal 8 centimeter (1 pak per doos).
  • Als twee omslagen per doos duidelijk teveel is, bijvoorbeeld omdat er geen handdikte ruimte meer overblijft, of de doos zelfs bol gaat staan, dan maar 1 pak in een doos, ook al blijft er dan ruimte over. Deze ruimte nooit opvullen met een niet opvolgend nummer. Indien mogelijk, gebruik een alternatieve, smallere doos.

Etiketten

  • Op de omslagen worden aan de voorzijde in de rechterbovenhoek kleine voorgenummerde etiketten geplakt. Afmetingen van de etiketten zijn 9,5 X 6,2 cm. Het etiket vermeldt de naam van het archief en het inventarisnummer.
  • Op de dozen worden etiketten geplakt aan de kant die voorstaat, als de klep de doos aan de linkerkant sluit. Het etiket vermeldt de naam van het archief en indien er één pak in de doos zit, het inventarisnummer, als er meerdere pakken in de doos zitten, meerdere inventarisnummers.
  • De bovenkant van etiketten moeten 14 centimeter vanaf de onderkant van de doos geplakt worden. Om deze plaats nauwkeurig te kunnen bepalen is her raadzaam kartonnen afteken mallen te vervaardigen. Voordeel van dit formaat etiketten is dat, omdat de tekst op de etiketten relatief groot is, de verlichting tussen de stellingen op oriëntatieniveau gebracht kan worden. Met andere woorden: minder licht, dus minder lichtschade.

Meer lezen
Lees ook over het conserveren van archiefmateriaal.