Conservering

Archieven werden en worden op de meest uiteenlopende manieren bewaard. Vaak op plaatsen waar ze de minste hinder veroorzaken, dus op zolders en in kelders.  De papieren vergelen en van de band van de familiebijbel raken stukjes los, het leer droogt uit en foto’s verbleken door het (zon)licht.  

Slechte bewaaromstandigheden

De archieven staan vaak te droog of juist te nat, misschien te stoffig of te veel in het licht. Zolders en kelders zijn geliefde verblijfplaatsen van ongedierte. Onjuiste bewaaromstandigheden leiden uiteindelijk tot schade aan de archiefstukken.

De voornaamste veroorzakers van schade aan archieven zijn:

  • vocht 
  • schimmels 
  • bacteriën 
  • stof 
  • ongedierte 
  • luchtvervuiling 
  • licht 
  • te hoge of te lage temperatuur 
  • droogte 
  • slechte verpakking 
  • intensief of onoordeelkundig gebruik 

Optimale bewaaromstandigheden

Om schade aan archiefstukken tot het minimum te beperken worden de archieven in het Historisch Centrum Overijssel onder zo optimaal mogelijke omstandigheden in depots bewaard. Het Historisch Centrum beschikt over een zeer geavanceerd luchtbehandelingssysteem. De lucht die in de bewaarplaatsen geblazen wordt, wordt eerst gereinigd. Stof, schimmelsporen en andere ongerechtigheden worden door zeer fijne filters uitgefilterd. Daarnaast worden zure bestanddelen als zwaveldioxyde, stikstofoxyden en ozon, mede veroorzaakt door verkeer, industrie en intensieve veeteelt, door chemische filters verwijderd. Tot slot wordt de gezuiverde lucht op een juiste temperatuur en relatieve luchtvochtigheidsgraad gebracht. Een temperatuur van 16 tot 18 graden celcius en een relatieve luchtvochtigheid van circa 50 % voorkomt het ontstaan van groei van de eventuele aanwezige schimmelsporen. Bovendien houden papiervezels bij deze condities hun goede flexibiliteit en sterkte. 

Deze bewaaromstandigheden zijn via een eenvoudige computer te controleren. Storingen in het systeem worden automatisch via een telefoonlijn doorgegeven aan een firma die de installatie onderhoudt. Daarnaast zijn de depotruimten uitgerust met zogenaamde On Guards, een controlesysteem dat de luchtzuiverheid electronisch controleert. 

Verpakking
Risico's van beschadigingen en vervuiling van de archieven worden ook tegengegaan door de archiefstukken zo veel mogelijk stofvrij te maken en te verpakken in zuurvrije omslagen en zuurvrije dozen. Prenten en tekeningen worden in zuurvrije passe-partouts gezet. Voor bijzonder kwetsbare archiefstukken zoals extreem grote formaten, kaarten, oorkonden op perkament met zegels, foto's en glasnegatieven zijn speciale kasten en verpakkingsmiddelen ontworpen.

Verlichting
De TL-lampen in de depotruimten zijn van een speciale soort, die weinig tot geen ultraviolet licht uitstralen. In de vensterruiten van de depotruimten is een zgn. PVB-filter verwerkt dat nagenoeg alle ultraviolet licht absorbeert, zodat ook het binnenvallende licht geen schade toebrengt aan de archiefstukken. 

Brandveiligheid
De depots zijn tegen brand beveiligd door een brandbeveiligingsinstallatie die op rook en warmte reageert en in directe verbinding staat met de plaatselijke brandweer. Tegen diefstal zijn de ruimten op een aantal manieren beveiligd, waar verder niet op ingegaan kan worden. Doordat er geen leidingen voor vloeistoffen door de depotruimten lopen is er geen gevaar voor overstroming door een eventuele leidingbreuk.

Kwaliteit van het papier
Veel objecten zijn in vroeger tijd beschadigd geraakt. Naast onoordeelkundig beheer, speelt vooral de verzuring een rol voor papier dat vanaf ongeveer 1840 gemaakt is. Slechte grondstoffen en fabricagemethoden leverden vooral in de periode 1840 - 1950 relatief snel verzurend papier van slechte kwaliteit op. Door verzuring wordt papier uiteindelijk bros en valt het in pulvers uiteen. Verzuring is een chemisch proces dat pas met het blote oog waargenomen wordt als het te laat is.

Het slechte papier, in combinatie met de factor tijd en de huidige luchtverontreiniging is er de oorzaak van dat de toestand van met name de archieven uit de laatste anderhalve eeuw in ons land zorgwekkend is. Technieken voor massa-conservering zijn nog te duur voor de dagelijkse praktijk. De huidige conserveringsmethoden zijn bijna volledig handmatig en dus zeer arbeidsintensief. Het is een van de redenen om de archiefmaterialen te verpakken in een zuurvrije verpakking. De verpakking remt daarbij de interne verzuring van de verpakte archieven.

Virtuele archieven
Gelukkig behoeft niet ieder archiefstuk een even intensieve behandeling. Onze voornaamste aandacht is erop gericht verdere achteruitgang te voorkomen door een goede verpakking, door berging in goede en aangepaste kasten, door het creëren van de juiste klimatologische omstandigheden en door een goede en respectvolle omgang met de archieven. 

Toch probeert het Historisch Centrum Overijssel ook teveel raadpleging van originele archiefstukken te vermijden. De stukken lopen steeds meer het risico letterlijk stuk gelezen te worden. Dit is de reden waarom je steeds minder originelen in handen krijgt en steeds vaker websites, databases, amicrofilms en -fiches en foto's. 

Schadeatlas Archieven
Bekijk voor meer informatie de Schadeatlas Archieven: hulpmiddel bij het uitvoeren van een schadeinventarisatie (herdruk 2009), te vinden als bijlage bij deze pagina.