Archief overdragen

Iedereen bewaart wel een ‘archief’. Bij de één zijn dat de trouwfoto’s en de geboortebewijzen van de kinderen, bij de ander de eigendomsakte van het huis, het testament van opa of de ooit behaalde schooldiploma’s. Weer een ander bewaart de oude Statenbijbel die al eeuwen in de familie is en waarin op de eerste schutbladen de stamreeks nauwkeurig bijgehouden wordt.
 

Materiaal onderbrengen

U kunt uw collectie of archief bij ons onderbrengen. We stellen echter wel een aantal voorwaarden:

  • Uw archief of collectie moet betrekking hebben op de stad Zwolle, Deventer of de provincie Overijssel;
  • Het moet een aanvulling zijn op de collecties die het HCO al in huis heeft;
  • Het kan gaan om gebeurtenissen/ontwikkelingen of personen die een belangrijke of bijzondere rol in de samenleving speelden. Dat wil echter niet zeggen dat wij alleen collecties van bekende mensen aannemen;
  • Een archief of collectie kan geweigerd worden als deze niet uniek is;
  • Wij verzamelen alleen papieren en digitale archieven, plat beeldmateriaal en audiovisueel materiaal. Voor voorwerpen, beeldjes, schilderijen en andere kunstvoorwerpen verwijzen we u graag naar een museum.

Wat moet ik doen om mijn archief of collectie onder te brengen bij het HCO?

Als u een archief of verzameling onder wilt brengen bij het HCO, kijkt eerst een relatiebeheerder naar het materiaal. Die bepaalt samen met u of het HCO de juiste plaats is voor de collectie. Daarbij wordt in de eerste plaats gekeken naar de waarde als informatiebron.

Als de collectie interessant is, kijken we naar de staat waarin het verkeert, deze moet goed zijn. Zo moeten de stukken verpakt zijn in zuurvrije dozen en omslagen. Door middel van een inventaris- of plaatsingslijst moet enigszins duidelijk zijn wat er in zit. Als een archief niet aan deze eisen voldoet, verzoeken wij u dit eerst in orde te maken. Het HCO heeft namelijk niet de capaciteit om dat te doen. Wel kunnen we u adviseren over hoe u dit aan kunt pakken. Indien noodzakelijk dient vooraf ontsmetting plaats te vinden.

Raak ik straks alle zeggenschap over mijn collectie kwijt?

Als u een archief of collectie bij het HCO onderbrengt, kunt u kiezen uit verschillende mogelijkheden. U kunt een archief schenken of in bewaring geven. In het tweede geval blijft u de eigenaar en kunt u het archief zelfs weer opeisen. Wij berekenen dan wel kosten voor opslag. Als u een collectie foto’s of audiovisueel materiaal schenkt of in bewaring geeft, kunt u ervoor kiezen om de auteursrechten zelf te behouden of die over te dragen aan het HCO. Zo is er voor elke situatie wat te bedenken.

Kan iedereen dan zomaar in mijn archief snuffelen?

Als een archief of collectie wordt opgenomen in het HCO is het in principe openbaar en mag iedereen het inzien. Toch kunt u, bijvoorbeeld vanwege privacy-overwegingen, afspreken dat het geheel of gedeeltelijk pas over een bepaalde periode openbaar wordt. Die periode kan maximaal 40 jaar duren. Al die tijd kan niemand er zonder uw toestemming in neuzen. Dit alles wordt vastgelegd in de akte van schenking of inbewaargeving. U kunt een archief overigens niet voor ‘eeuwig’ op slot doen. Als u dat wilt, hoort het niet thuis in het HCO en kunt u het beter zelf bewaren.

Wat wordt er vastgelegd?

Als uw archief of collectie geheel volgens plan bij ons is ondergebracht, tekenen beide partijen een 'akte van schenking of inbewaargeving'. Daarin wordt formeel vastgelegd:

  • wie de overdragende partij is;
  • over welke periode het loopt;
  • om hoeveel meter het gaat;
  • onder welke voorwaarden het bij het HCO is ondergebracht;
  • welke bestanddelen wel of niet voor iedereen in te zien zijn.

Geven jullie ook advies?

Wilt u weten hoe u het archief van uw organisatie, bedrijf of vereniging op een goede en efficiënte manier kunt beheren? Heeft u vragen over digitale archieven? Informeer dan eens naar de mogelijkheden voor advies op maat of een training door één van onze deskundige medewerkers.