Ook foto’s, films, video- en geluidsbanden maken deel uit van onze collecties. Maar we willen nog meer. Wij zijn voortdurend op zoek naar materiaal dat informatie kan verschaffen over de stad Zwolle en de provincie Overijssel.

In de komende jaren willen wij speciaal aandacht besteden aan het verwerven van materiaal over een aantal thema’s waar we nog niet zoveel van in huis hebben. Vooral de ontwikkelingen van na de Tweede Wereldoorlog, zoals de komst van nieuwkomers en het ontstaan van de jeugdcultuur, hebben onze aandacht. Daarnaast is alles interessant wat te maken heeft met de persoonlijke geschiedenis van mensen en hun plaats in de samenleving.

Kan ik mijn archief of collectie ook bij jullie kwijt?

Hebt u een interessant archief van uw sport- of muziekvereniging op zolder staan? Was uw grootvader een fervent amateurfotograaf en heeft u een mooie collectie negatieven van hem in huis? Zoekt u een goed onderkomen voor het archief van uw oeroude familiebedrijf? Dan kunnen u en het HCO veel voor elkaar betekenen.

U kunt uw collectie of archief gratis bij het Historisch Centrum onder-brengen. Uiteraard nemen wij niet zomaar alles op. We stellen een aantal voorwaarden:

• Allereerst moet uw archief of verzameling betrekking hebben op de stad Zwolle of de provincie Overijssel.
• Het moet een aanvulling zijn op de collecties die het HCO al in huis heeft.
• Het moet gaan om verschijnselen of personen die een belangrijke of bijzondere rol in de samenleving hebben gespeeld. Dat wil niet zeggen dat wij alleen collecties van bekende mensen aannemen!
• Een archief of collectie kan geweigerd worden als deze niet uniek is.

Het Historisch Centrum Overijssel verzamelt alleen papieren en digitale achieven, plat beeldmateriaal en audiovisueel materiaal. Voor voorwerpen, beeldjes, schilderijen en andere kunstvoorwerpen verwijzen we u graag naar een museum.

Wat moet ik doen om mijn archief of collectie onder te brengen bij het HCO?

Als u een archief of verzameling onder wilt brengen bij het HCO, komt eerst een van onze relatiebeheerders ernaar kijken. Die bepaalt samen met u of de collectie op de juiste plaats is in het HCO. Daarbij zal in de eerste plaats gekeken worden naar de waarde als informatiebron.

Als de collectie interessant is voor het Historisch Centrum, gaan we kijken naar de staat waarin het verkeert. Archieven moeten in goede staat zijn. Zo moeten ze verpakt zijn in zuurvrije dozen en omslagen. Ook moet door middel van een inventarislijst enigszins duidelijk zijn wat er in zit. Als een archief niet aan deze eisen voldoet, zullen wij u vragen te zorgen het om te pakken en te beschrijven wat er in zit. Het HCO heeft namelijk niet de capaciteit om dat te doen. Wel kunnen we u adviseren over hoe u dit aan kunt pakken.

Raak ik straks alle zeggenschap over mijn collectie kwijt?

Als u een archief of collectie bij het HCO onderbrengt, kunt u kiezen uit verschillende mogelijkheden. Zo kunt u een archief schenken of in bewaring geven. In het tweede geval blijft u de eigenaar en kunt u het archief zelfs weer opeisen. In dat geval berekenen wij wel kosten voor opslag. Als u een collectie foto’s of audiovisueel materiaal schenkt of in bewaring geeft, kunt u ervoor kiezen om de auteursrechten zelf te behouden of die over te doen aan het HCO. Zo is er voor elke situatie wat te bedenken.

Kan iedereen dan zomaar in mijn archief snuffelen?

Als een archief of collectie wordt opgenomen in het Historisch Centrum Overijssel is het in principe openbaar en mag iedereen het inzien. Toch kunt u, bijvoorbeeld vanwege privacy-overwegingen, afspreken dat het geheel of gedeeltelijk pas over een bepaalde periode jaar openbaar wordt. Die periode kan soms wel 75 jaar duren. Al die tijd kan niemand er zonder uw toestemming in neuzen. Dit alles wordt vastgelegd in de akte van schenking of overdracht. U kunt een archief overigens niet voor ‘eeuwig’ op slot doen. Als u dat wilt, hoort het niet thuis in een openbaar archief en kunt u het beter zelf bewaren.

Wat komt er op papier?

Als uw archief of collectie geheel volgens plan bij ons is ondergebracht, tekenen beide partijen een 'akte van schenking of inbewaargeving'. Daarin wordt formeel vastgelegd

• waar het archief vandaan komt,
• over welke periode het loopt,
• onder welke voorwaarden het bij het HCO is ondergebracht
• welke delen wel en niet voor iedereen in te zien is.

Kijk  hier naar voor een voorbeeldcontract.

Tenslotte wordt het archief of de collectie voorzien van een definitieve inhoudsopgave. Deze wordt geplaatst in de studiezaal en op de website van Historisch Centrum Overijssel.

Geven jullie ook advies?

Wilt u weten hoe u het archief van uw organisatie, bedrijf of vereniging op een goede en efficiënte manier kunt beheren? Hebt u vragen over digitale archieven? Informeer dan eens naar de mogelijkheden voor advies op maat of een training door één van onze deskundige medewerkers.