1. Waar moet ons archief aan voldoen?
Alle overheidsinstellingen en organisaties die een overheidstaak vervullen vallen onder de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. Dat betekent onder meer dat zij hun archieven in goede, geordende en toegankelijke staat moeten houden en wat daaruit blijvend bewaard moet worden, na twintig jaar over moeten dragen aan een ‘archiefbewaarplaats’.
Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen moeten aan technische eisen voldoen. Met name bescherming tegen brand, waterschade of andere calamiteiten is van groot belang. Daarnaast dienen de temperatuur en luchtgesteldheid constant te zijn.
Het Historisch Centrum Overijssel fungeert als archiefbewaarplaats voor:
- de provincie Overijssel
- de rijksinstellingen in de provincie
- publiekrechtelijke bedrijfsorganen (pbo’s) en zelfstandige bestuursorganen ('zbo’s') die werkzaam zijn in de provincie Overijssel
- de gemeente Zwolle
- gemeenschappelijke regelingen met Zwolle als centrumgemeente, zoals de Regiopolitie IJsselland en de Regio IJssel-Vecht.
Dat betekent dat al deze organisaties hun te bewaren archieven na twintig jaar hierheen overdragen.
De belangrijkste regels voor archiefbeheer zijn te vinden in:
Instellingen van de gemeente Zwolle hebben daarnaast te maken met de
- Archiefverordening van de gemeente Zwolle
- Besluit informatiebeheer van de gemeente Zwolle
2. Wat is een een documentair structuurplan?
De Archiefwet maakt het maken en onderhouden van een Documentair Structuur Plan (DSP) verplicht. Een DSP biedt een overzicht van alle aanwezige informatie- en archiefbestanden van een organisatie in relatie tot het werk dat in die organisatie gedaan wordt.
Dit overzicht dient vele doelen:
- de informatie is beheersbaar;
- er kan managementinformatie uit worden gedestilleerd;
- het is een noodzakelijke voorwaarde voor het inrichten van een digitaal archief.
Een organisatie heeft met een DSP een beleids- en beheersinstrument in handen waarmee ze de doel- en rechtmatigheid van de informatievoorziening kan sturen. Maar het is ook een verbeterinstrument voor een planmatige aanpak daarvan, met als resultaat kennisdeling, kwaliteitsverbetering en professionalisering.
Een goede handleiding voor het maken van een DSP is te vinden op de website van het Gemeentearchief Rotterdam.
3. Selectie en vernietiging
In de regelgeving is informatie te vinden over hoe archiefbestanden dienen te worden bewaard. Het 'in goede en geordende staat' bewaren betekent dat het archief ook wordt geschoond van overtollige bestanden. Zorgdragers zijn verplicht om hiervoor selectielijsten op te stellen. In een selectielijst wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging en welke voor bewaring zijn bestemd. De selectielijst geeft ook de termijnen aan waarop bepaalde archiefbestanddelen moeten worden vernietigd.
Voor een groot aantal overheidstaken zijn al Selectielijsten vastgesteld. Op de website van het Nationaal Archief staan de selectielijsten die voor commentaar ter inzage liggen. Voor de gemeenten en gemeenschappelijke regelingen van gemeenten is er de
Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (2005)
Archieven van vóór 1996 vallen nog onder de oude lijst, waarop echter alleen te vernietigen stukken staan vermeld:
Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden uit de archieven van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, dagtekenende ná 1850 (1983)
4. Hoe moet ik een archief overbrengen?
Na twintig jaar worden volgens de Archiefwet stukken die blijvend bewaard moeten worden, overgebracht naar het Historisch Centrum Overijssel. Daarbij moeten ze voldoen aan de eisen van een goede, geordende en toegankelijke staat. Dat wil zeggen dat ze in zuurvrije omslagen en dozen zitten, dat ze geen metaal of zuurhoudend materiaal bevatten en dat er een goede toegang (inventaris of plaatsingslijst) op bestaat. De overbrenging gaat vergezeld van een akte, waarin onder andere vermeld wordt of er beperkingen in de openbaarheid zijn.
In principe is een archief openbaar, maar vanwege privacy van levende personen of andere belangen kan hiervan worden afgeweken. Ook daarvoor stelt de archiefwetgeving regels. Daarnaast zijn ook de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Bescherming Persoonsgegevens van belang. Hieronder staan standaardformulieren die u kunt gebruiken om archieven over te brengen naar het Historisch Centrum Overijssel.
- Akte van overbrenging
- Akte van overbrenging (beperkt openbaar)
Neem bij een overbrenging altijd eerst contact op met de relatiebeheerders. Zij kunnen u precies uitleggen welke stappen u moet ondernemen. Via de informatiebalie of het contactformulier kunt u vragen stellen.
5. Gelden de regels over archiefbeheer ook voor digitale archieven?
Ja, ook digitale bestanden vallen onder de Archiefwet. Dat geldt niet alleen voor documenten en databases, maar ook voor emailverkeer en websites. Met de toenemende digitalisering bij de overheid zullen deze bestanden steeds belangrijker worden. Dat stelt speciale problemen voor het archiefbeheer. Immers, de ict ontwikkelt zich razendsnel en niemand weet of onze cd-roms over honderd jaar nog bruikbaar zijn en welke programma’s dan gebruikt worden. Daardoor dreigt de situatie dat veel informatie verloren gaat. Dit wordt het probleem van digitale duurzaamheid genoemd.
Om te zorgen dat digitale gegevens ook in de toekomst nog raadpleegbaar zijn, geeft de Ministeriële Regeling Geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden een heel scala aan regels waaraan deze bestanden moeten voldoen. Door het gebruik van wijdverbreide standaarden en duurzame dragers wordt de kans op toekomstige problemen verkleind. Door informatie bijtijds te converteren naar een nieuw opslagformaat of te migreren naar nieuwe programmatuur wordt ervoor gezorgd dat de informatie altijd leesbaar is. Document Management Systemen moeten daarom aan een aantal eisen voldoen, zodat de toegankelijkheid van de gegevens ook voor de toekomst gewaarborgd is.
6. Mag ik het archief ook digitaliseren en vernietigen? Dat spaart veel ruimte
Substitutie houdt in: het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De originele bescheiden worden vervolgens vernietigd. De reproducties nemen dus volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. zij worden daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Zij moeten dan voldoen aan de eisen van duurzaamheid, geordende en toegankelijke staat. De dragers, bijvoorbeeld microfilms of digitale dragers, moeten aan de eisen van duurzaamheid voldoen.
Voor wat betreft documenten die op termijn vernietigbaar zijn neemt het hoofd van dienst een besluit tot vervanging, nadat hij of zij hiervoor schriftelijke toestemming heeft gekregen van de archivaris van de betreffende gemeente of dienst. Deze toestemming geldt ook als machtiging voor het vernietigen van de oorspronkelijke documenten.
Voor blijvend te bewaren bescheiden geldt een zwaardere procedure: voor vervanging daarvan moet voor rijksinstellingen, pbo’s en zbo’s een machtiging worden gevraagd aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen (de Rijksarchiefdienst) en voor provincie, gemeenten en waterschappen van gedeputeerde staten. Die zullen bij het geven van een machtiging vooral uitgaan van de vraag of de toekomstige duurzaamheid en raadpleegbaarheid zijn gegarandeerd. Als de machtiging wordt verkregen dan geldt deze tevens als machtiging tot vernietiging van de oorspronkelijke bescheiden.
7. Wie controleert de naleving van de regels?
Om te zorgen dat de archiefregels ook nageleefd worden, bestaan in Nederland verschillende instanties die toezicht daarop uitoefenen. Rijksinstellingen in Overijssel vallen onder de landelijke Erfgoedinspectie, terwijl de provinciale archieven onder de provinciale archiefinspectie ressorteren. Instellingen van de gemeente Zwolle en gemeenschappelijke regelingen met Zwolle als hoofdplaats hebben te maken met de gemeentelijke archiefinspectie, die bij het Historisch Centrum is ondergebracht. De archiefinspecteur zal via bezoeken, advies, rapportages en in het uiterste geval ook maatregelen de kwaliteit van de archiefzorg bevorderen en bewaken. Kijk voor meer informatie op de sites van de verschillende archiefinspecties (zie weblinks).
8. Kan ik hulp of advies krijgen?
Hebt u vragen? Neem dan contact op. Onze relatiebeheerders zullen u zoveel mogelijk terzijde staan. Zij geven vrijblijvend advies. Daarnaast verlenen wij aanvullende diensten:
- Wij kunnen uw informatiehuishouding doorlichten, variërend van een quickscan tot een integrale inspectie;
- Wij begeleiden de inventarisatie van een archief en voeren die eventueel tegen kostenvergoeding ook uit;
- Informeer ook naar de mogelijkheden voor (tijdelijke) opslag van uw archief in ons depot.